南京市内部审计档案规范
为了加强内部审计档案工作，充分发挥内部审计档案的作用，参照《审计机关审计档案工作的规定》与《审计机关审计档案工作准则》，结合南京实际，制定本规范。
一、内部审计档案是指内部审计机构在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，依照有关法律、法规和规章、规定应当保存或者具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 内部审计档案是其单位或部门档案的组成部分，也是国家档案的组成部分。
二、内部审计档案工作是指内审机构对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编研、统计、鉴定和移交。
三、内部审计档案工作接受上级内审机构和同级档案行政管理部门及审计机关的指导和监督。
四、内部审计档案应有专负责管理，按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计工作，为审计工作服务；定期对本机构库存审计档案进行鉴定、移交和处理。
五、审计档案的建立实行谁审计谁立卷（主审）、审结卷成、定期归档的责任制度；采取按职能分类、按项目立卷、按单元排列的立卷方法。
六、内部审计机构按照审计程序进行审计，所形成的与审计项目有关的材料，应当归入审计档案，包括：
（一）审计方案、审计通知书、审前自查表、会计责任声明书、被审计单位基本情况表；
（二）审计证据、审计工作底稿、调查记录等；
（三）审计报告及审计报告征求意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移送处理书等审计公文的代拟稿和正式稿；
（四）审计文书送达回执、审计决定与审计意见执行回单；
（五）有关审计事项的请示、报告、批复、批示、问函、复函、信息等文件材料；
（六）与审计事项有关的群众来信、来访记录等举报材料；
（七）其它应归入审计档案的文件材料，如与审计事项有关的、由被审计单位填制并提供的各项报表等。
七、不归入审计档案的文件材料包括：
（一）与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书；
（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性材料；
（三）审计所依据的法规、政策文件中的无关条款及其他参考材料；
（四）未经领导审签的文电草稿；
（五）其他不应归入审计档案的文件材料。
八、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并立为一个卷。 跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。
九、审计案卷内文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列；
结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度的方法进行排列；
证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，依汇总审计工作底稿、单项审计工作底稿与审计证据排列；
立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。
十、审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：
（一）正件在前，附件在后；
（二）定稿在前，拟稿在后；
（三）批示在前，请示在后；
（四）指示在前，报告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。
十一、审计项目一经实施，立卷责任人应及时收集项目的文件材料；审计终结时，立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按审计专业立卷的方法和规则进行组卷，经审计组组长或业务部门负责人复查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。
十二、审计文件材料的归档是指将装订好的审计卷宗移交给专人保管。其归档应坚持以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年6月底。
十三、审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年及其以下）三种。
（一）一般牵涉到移送司法机关案件的审计案卷，应当永久保存。
（二）对虽然没有移送司法机关，但审计涉及的问题及金额在本系统或本单位属问题较多，金额较大的审计案卷，应当长期保存。
（三）其他的审计案卷可作短期保存。
十四、审计案卷排列方法应当统一，前后保持一致，不可随意变动。对保密档案要做好保密标识。
十五、内审机构对审计档案就当建立健全档案保管制度，定期对档案保管情况进行检查，确保档案的安全。
十六、审计档案的工作底稿和工作记录的用纸应当统一，包括纸质、规格大小等。
十七、审计档案的书写要求工整、整洁、必须用钢笔书写。
十八、审计档案的装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读、卷内文件目示和案卷封要填写认真、清楚。
十九、本办法由南京市审计局、南京市内部审计协会解释，从二OO三年七月一日起开始实行。南京市审计局于1997年6月23日印的《南京市内审工作档案规范》（宁审指［1997］42号）同时废止。
南京市内部审计档案装订单元排列顺序
对内部审计项目档案资料装订成卷资料，我们根据档案规范按单元排列了一个顺序，一般情况下按顺序进行排列装订后即可，若没有其中文件材料，可以跳过去，再顺序排列。
(一)卷内文件目录
(二)第一单元文件目录
(三)按第一单元文件目录顺序排列材料
第一单元结论性文件材料 (逆审计程序结合文件材料重要程度排列)
1上级对有关审计事项情况报告的批录
2向上级提出的有关审计事项情况的报告(只列打印件)
3审计意见书正式文件
4单位领导签发的审计意见书公文办文单
5审计意见书代拟稿(草稿)
6审计决定书正式文件
7单位领导签发的审计决定书公文办文单
8审计决定书代拟稿(草稿)
9审计意见与审计决定执行回单
10审计建议落实情况反馈表
11审计建议书正式文件
12单位领导签发的审计建议书公文办文单
13审计建议书代拟稿(草稿)
14移送处理书正式文件
15单位领导签发的移送处理书公文办文单
16移送处理代拟稿(草稿)
17上级对申请处理审计事项的批复、批示
18向上级申请处理审计事项的请示、报告
19向领导提出的审计报告(如有重大修改，审计报告前应附审计文书审理表)
20审计组对被审计单位(或被审计人)提出意见的说明及再查证工作底稿、审计证据表等
21审计报告征求意见单
22有关审计事项的审计会议纪要(需领导或其他部门参与讨论决定的审计事项)
23审计文书送达回证
(四)第二单元文件目录
(五)按第二单元文件目录顺序排列材料
第二单元证明性文件材料
(按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序)
1汇总审计工作底稿
2审计工作底稿复核表(如无此表，则视同审计组长已复核，且无异议)
3分项目审计工作底稿及审计证据表 注：
(1)在证明性文件材料分处多卷的情况下，应在档案目录中详细列明各工作底稿的审计事项名称及代号；
(2)审计查证过程中取得的会计责任声明书，作为审计证据放在相关的审计工作底稿之后。
(六)第三单元目录
(七)按第三单元目录顺序排列材料
第三单元立项性文件材料
(按文件形成的先后顺序并结合重要程序排列)
1上级有关单位指令性文件或有关部门授权审计通知书
2审计方案及编制方案所形成的文件材料
3审计方案调整表
4审计通知书(二种表式根据审计项目特点使用)
5被审计单位填写的审前自查表
6会计责任声明书(审计查证前由被审计单位提供的)
7被审计单位(事项)基本情况表［数种表式根据被审计单位(事项)性质填写］
8其他审计查证前从被审计单位或被审计人取得的材料
如：银行开户情况表 投资情况表 对外担保情况表 未决诉讼(未决仲裁)情况表 非货币资产处置情况表 物资盘点表 资产负债表 损益表 审计机关审计的报告 社会审计的报告等
9与审计项目有关的群众来信、来访记录、举报材料等
10与审计项目有关的信息、报道
11市(区、县)级以上领导对信息、报道的批示
12其它应归入审计档案的文件材料
(八)卷内备考表
注：对审计业务中有关表格的制定与使用请参考以前曾发放过的《南京市审计局审计业务用规范表格使用指南》。
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