对综合审计项目归档的探索
时间:2007-09-25 01:24:46 来源:希赛网 作者:佚名 &nbs
审计档案是审计业务资料的集合，是审计实践的具体而详尽的记录，是审计信息的载体，也是考核工作质量的重要依据，它不仅可供查证和审计参考，并可作为今后审计工作的案例，而且对于社会主义市场经济条件下审计理论的研究，具有重要的作用。因此，审计机关建立科学、完整的审计档案管理制度，切实做好审计档案归集、管理、利用工作十分重要。而目前审计署关于《审计机关审计档案工作的规定》和《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》中规定的组卷基本方法是"按职能分类，按项目立卷，按单元排列。"实际操作过程是，每发出一个审计通知书，就有一个审计报告，审计机关下一个审计意见书（或审计决定），也就必须以相关的立项性资料、证明性资料等组成一个审计项目档案。对于一个单一的项目而言，这样做是合理的、科学的，也是符合审计工作实际情况的；而对于综合性审计项目再那样做起来，就显得既不方便、不合理、不科学，也脱离审计工作实际了。
当前审计实务与档案规范之间的矛盾
近几年来，随着审计事业的不断发展，一些跨审计业务分类的待业性综合审计项目已经成为审计重点，如对于住房资金审计，既有负责管理的房改办和住房资金管理中心的审计，又有住房建设的所有者或住房开发商的审计，还有办理资金结算和发住房资金信贷业务的金融机构的审计。在现实审计的实践中，有的一个项目组成一个审计组，发出一个审计通知书；有的一个项目组成若干个审计组，一个审计组审几个审计单位，每一个单位发出一个单位通知书，这就是一个审计项目，同时组成多个审计组对项目计划所列的若干个单位全部进行审计，每个被审单位下达一个审计意见书和审计决定，按现行审计档案规定就导致了一个项目分立档现象的出现。
综合项目分项立档的弊端
综合项目分项立档一方面增加了审计业务人员的内勤工作量，浪费了不少的精力和办公用品，加大了审计的人力成本和物力成本。即每立一档，必须重复使用大量的审计依据文件、法规以及目录纸、封皮等办公用品，也必须进行大量审计资料重复抄写工作，内勤工作的精力绝大部分用于档案整理，挤占了有效的工作、学习时间；另一方面，也不利于今后充分、综合、便捷地利用审计档案。如果要查阅档案、考查审计业务质量，还必须一项一项调出所有档案，进行许多不必要的重复阅读工作，也不便于使用者形成一个清晰的、全面的印象。
改革综合审计立档的办法
从审计工作的实际出发，本着"一个项目，多个单位，统一归档，反映全貌"的思路，改革综合项目的审计档案管理规定已是迫在眉睫的事情。为此，笔者从基层审计实务的角度谈一谈自已的几点改进设想：
一是一个综合性审计项目发一个审计通知书，把所涉及单位均作为被审计单位主送，每个被审单位由审计组长指定一个主审带一至二名审计员进行审计，即一个通知多个主送单位。这种文体既符合一般公文格式要求，也符合审计法规定的审计公文格式的原则。
二是审计档案的第一单元结论性文件材料和第二单元证明性材料按照普通审计项目档案的要求归档，按审计通知书中主送单位的排列顺序建档。依据档案管理规定的多卷项目组档，每一卷可以200面左右为前提，每卷可以一个被审单位，也可以几个被审单位，好处是便于装订，便于保管，便于查看。
三是第三单元结论性材料中首先必须把综合报告放在前面，起到一个一目了然的效果。其余则依照审计中查出了问题，下达的审计意见书和审计决定，依照审计通知书中主送单位的先后顺序排列，各项送达回证也应收集齐全。
四是增加一个应用性材料单元，用于收集本项目的审计结果执行信息、被审单位对审计意见和建议整改措施、政府或上级主管部门对审计提出问题及审计处理的批示、有关新闻媒体对审计披露事宜的转载等情况，以反映和记载本项目审计的宏观效益。这样，便于利用审计项目综合总结工作经验和使用审计成果。
当前审计实务与档案规范之间的矛盾
近几年来，随着审计事业的不断发展，一些跨审计业务分类的待业性综合审计项目已经成为审计重点，如对于住房资金审计，既有负责管理的房改办和住房资金管理中心的审计，又有住房建设的所有者或住房开发商的审计，还有办理资金结算和发住房资金信贷业务的金融机构的审计。在现实审计的实践中，有的一个项目组成一个审计组，发出一个审计通知书；有的一个项目组成若干个审计组，一个审计组审几个审计单位，每一个单位发出一个单位通知书，这就是一个审计项目，同时组成多个审计组对项目计划所列的若干个单位全部进行审计，每个被审单位下达一个审计意见书和审计决定，按现行审计档案规定就导致了一个项目分立档现象的出现。
综合项目分项立档的弊端
综合项目分项立档一方面增加了审计业务人员的内勤工作量，浪费了不少的精力和办公用品，加大了审计的人力成本和物力成本。即每立一档，必须重复使用大量的审计依据文件、法规以及目录纸、封皮等办公用品，也必须进行大量审计资料重复抄写工作，内勤工作的精力绝大部分用于档案整理，挤占了有效的工作、学习时间；另一方面，也不利于今后充分、综合、便捷地利用审计档案。如果要查阅档案、考查审计业务质量，还必须一项一项调出所有档案，进行许多不必要的重复阅读工作，也不便于使用者形成一个清晰的、全面的印象。
改革综合审计立档的办法
从审计工作的实际出发，本着"一个项目，多个单位，统一归档，反映全貌"的思路，改革综合项目的审计档案管理规定已是迫在眉睫的事情。为此，笔者从基层审计实务的角度谈一谈自已的几点改进设想：
一是一个综合性审计项目发一个审计通知书，把所涉及单位均作为被审计单位主送，每个被审单位由审计组长指定一个主审带一至二名审计员进行审计，即一个通知多个主送单位。这种文体既符合一般公文格式要求，也符合审计法规定的审计公文格式的原则。
二是审计档案的第一单元结论性文件材料和第二单元证明性材料按照普通审计项目档案的要求归档，按审计通知书中主送单位的排列顺序建档。依据档案管理规定的多卷项目组档，每一卷可以200面左右为前提，每卷可以一个被审单位，也可以几个被审单位，好处是便于装订，便于保管，便于查看。
三是第三单元结论性材料中首先必须把综合报告放在前面，起到一个一目了然的效果。其余则依照审计中查出了问题，下达的审计意见书和审计决定，依照审计通知书中主送单位的先后顺序排列，各项送达回证也应收集齐全。
四是增加一个应用性材料单元，用于收集本项目的审计结果执行信息、被审单位对审计意见和建议整改措施、政府或上级主管部门对审计提出问题及审计处理的批示、有关新闻媒体对审计披露事宜的转载等情况，以反映和记载本项目审计的宏观效益。这样，便于利用审计项目综合总结工作经验和使用审计成果。
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