巧用WORD的邮件合并功能做审计函证
【摘要】本文介绍了如何用WORD的邮件合并功能，结合EXCEL实现审计中的函证工作，实现函证工作的自动化。
【关键词】审计；函证；询证函；WORD；邮件合并功能；EXCEL；
在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。
利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。
下面，笔者来制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统，为了方便大家理解，将主要步骤的页面做了截图。
一、 先制作一个WORD文件，内容是询证函的内容，保存为“询证函.DOC”文件。（如下图）
二、 接下来，分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目，需要输入的数据。
需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中输入。如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。经过分析，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人，而笔者为了这个文件方便大家使用，更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。这样，自动化程度更高了。
三、 现在，开始使用WORD邮件合并功能了，打开“询证函.DOC”文件。选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现如下图所示的“邮件合并帮助器”
单击“主文档”组框中的“创建”按钮，从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令，出理对话框，再选择“活动窗口”，即选择当前文件做主文档，如你要另外的文件做主文档，则选择“新建主文档”。
四、 创建数据源，即包含准备让系统取出的数据的文件。
WORD的邮件合并功能几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 Word 表格、Microsoft Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库和 ASCII 码文本文件。如果尚未在数据源中存储信息，Word 将引导您逐步创建 Word 表格，表格中可以包含姓名、地址以及其他数据。用WORD数据时，有个数限制， 可以使用“邮件合并帮助器”来创建包含最多不超过 63 个数据域的 Mcrosoft Word 数据源。如果需要的数据域多于 63 域，请将数据源创建为使用制表符或逗号分隔的文本文件，或者使用 Microsoft Excel 工作表、Microsoft Access 数据库或其他数据源。
笔者推荐使用Microsoft Excel 工作表，一是普及，二是操作方便，三是功能强大，结合后面的进一步数据处理，可以制作底稿等工作。
另外新建一个EXCEL文件，按下表设置。注意：设置表格时要注意不能有合并单元格，项目一定要在最上面一行，否则容易出错。
| 询证函编号 | 被函证单位名称 | 结算日期 | 应收金额 | 应付金额 | 发函单位名称 | 发函日期 | 会计事务所名称 | 邮编 | 地址 | 联系人 |
五、 设置数据源
在“询证函.DOC”文件中，选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现“邮件合并帮助器”，单击“获取数据”按钮，选择下拉列表中的“打开数据源”。选择文件类型为MS EXCEL工作簿，选择刚才制作成的“函证清单.XLS”文件。
这时，会提示电子表格的区域，选择默认的整张电子表格，确认就可以，再提示没有合并区域，选编辑主文档即可。这时会回到WORD文件中，出现邮件合并按钮，在相应的位置插入数据项目即可。
六、 合并数据和文档，即生成合并文件。
这里，需要注意的是，如果你设置了单元格的属性，哪怕没有数据，默认的选项也是会合并到新的文档中去的。这样，就会有空白记录生成到新的合并文档中去。为了避免这种情况，可以是对数据区下面的单元格不做任何修改。但是这是不太可能的，因为都可能会修改到的。
解决方法是在EXCEL表中将有效数据区域设置名称，选中有效数据区域后，在地址栏中输入名称。或者是选中有效数据区域后，选取菜单中的“插入”＝＞“名称”＝＞“定义”来定义好名称。在WORD文件中打开数据源，提示区域时选择你设置的名称。这样，就不会有空白记录生成到新的合并文档中去了。
另一方法是在合并选项中设置查询选项，如在本例中，被函证单位名称必不可少，故在查询选项中设置条件被函证单位名称不为空，就不会有空白记录生成到新的合并文档中去了。
在生成合并文档时，可以在文件中查看记录的，点击查看合并记录按钮（参见上图），再点击尾记录按钮（参见上图），看是否为EXCEL文件中的最后记录。
七、 另外，在合并选项中，还可以排序等，在本文就不详述了。
这样，一个在EXCEL中输入函证清单，在WORD文件中生成询证函打印稿的系统就完成了。函证清单列表在EXCEL中还可继续使用，形成函证的底稿，另外再根据回函情况，就可以编制成一个函证底稿了。
八、 接下来，是利用邮件合并功能生成信封，步骤同上面基本一致，只是在“主文档”＝＞“创建”时选用“信封”。具体操作在本文就不详述了。
这里只是做了一个往来询证函，可以做成任意项目的询证函，还可以不局限于询证函，可以举一反三，在很多审计工作中都可以用到这个功能。
本文在WINXP+OFFICE2000中通过，对系统无特别要求，OFFICE97及以上应该都能通过的。
本文中的EXCEL和WORD文件都随本文提供，下载地址：http://download.esnai.com/data/audit/51offichz1.01.rar (9K)
笔者将对此系统进一步改进，增加功能，拟做成一个小折函证底稿系统，欢迎大家提出宝贵意见，指正错误。本文涉及文件在笔者的网站上有下载。请访问网站 ，3721中文网络实名“无忧审计网”，笔者邮箱为：zfanwei@163.com ，欢迎来信讨论。
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